Střední škola, Základní škola a Mateřská škola

AGENDA

ÚČEL ZPRACOVÁNÍ

PRÁVNÍ ZÁKLAD

DOBA ZPRACOVÁNÍ

Personální agenda – vedení osobních spisů, administrativně-právní agenda spojená s pracovněprávní oblastí (vstavování potvrzení apod., plnění ohlašovací povinnosti vůči zdravotní pojišťovně) apod.

Plnění povinností vyplývajících zaměstnavateli z právních předpisů v pracovně-právní oblasti, a to např. dle:

- zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce (§ 103 odst. 2, § 105 odst. 2, § 312 apod.),

- zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění (§ 10)

- zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění (§ 65, § 92 až § 100),

zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění (§ 1 odst. 2, § 16, § 73),

- zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád,

- zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů,

- zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti

- zákon č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících

Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR plnění právní povinnosti

Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR zpracování nezbytné pro plnění smluvní povinnosti (z pracovní smlouvy nebo dohody konané mimo pracovní poměr)

Osobní spisy zaměstnanců A50,

Snížení pracovního úvazku– kat. S/5

Vedlejší činnost, dohody konané mimo pracovní poměr (DPP, DPČ) – kat. S/5;

Kvalifikace a vzdělávání – kat. V/10;

Podklady pro vzdělávání (hmotné zajištění školení, kurzů) – kat. S/5;

Adaptační programy zaměstnanců (školení, kurzy) – kat. S/5

Pracovní doba (pracovní volno, úlevy v práci, práce přesčas) – kat. S/5

Náhrada újmy – kat. S/5

Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků/ registr pojištěnců – kat. S/10

Zdravotní pojištění / registr pojištěnců – kat. S/10

Výběrová řízení na obsazení pracovních míst – kat. S/5

Pracovní řád, pracovní kázeň – kat. A/5

Postihy podle zákoníku práce – kat. S/5, Pracovně právní spory – kat. V/10

Absence – kat. S/5

Rozbory (stav, počty, platy zaměstnanců aj.) – kat. A/5

Katalog funkcí a mzdových tarifů – kat. S/5

Podklady k odměnám – kat. S/3

Mzdové listy – kat. S/50

Daň z příjmu fyzických osob– kat. S/10

Výplatní pásky – kat. S/5

Půjčky zaměstnancům – kat. S/5

Dokumentace BOZP – kat. V/5

Kategorizace prací – kat. S/5;

Lékařské prohlídky – kat. S/5;

Osoby se změněnou pracovní schopností – kat. S/5;

Závodní stravování – kat. S/5;

Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy – kat. S/5

Sociální fond – kat. S/10

Dětské rekreace – kat. S/5.

Platová agenda – zpracování mzdové a platové agendy

Plnění povinností vyplývajících zaměstnavateli z pracovní smlouvy / dohody konané mimo pracovní poměr nebo z právních předpisů v pracovně-právní oblasti, a to např. dle:

- zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce (§ 109),

- zákon č. 586/1992 Sb., o dani z příjmu (např. § 6 odst. 12),

- zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejném zdravotním pojištění,

- zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění,

- zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení,

- zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění

Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR plnění právní povinnosti

Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR zpracování nezbytné pro plnění smluvní povinnosti (z pracovní smlouvy nebo dohody konané mimo pracovní poměr)

Zaměstnanci zpracovávající mzdovou agendu, zaměstnavatel, k němuž je zaměstnanec přidělen k dočasné práci, a to v rozsahu dle § 308 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, Finanční úřad, Úřad práce, soudní orgány, ČSSZ, OSSZ, Úřad práce ČR, zdravotní pojišťovny, ČSÚ, exekutor, penzijní fondy, peněžní ústavy

Penzijní pojištění zaměstnanců

Plnění povinností vyplývajících zaměstnavateli z pracovní smlouvy / dohody konané mimo pracovní poměr nebo z právních předpisů v pracovně-právní oblasti, a to např. dle:

- zákon č. 42/1994 Sb., o penzijním připojištění,

- zákon č. 427/2011 Sb., o doplňkovém penzijním spoření

Čl. 6 odst. 1 písm. c) plnění právní povinnosti

Čl. 6 odst. 1 písm. b) zpracování nezbytné pro plnění smluvní povinnosti

Penzijní fondy, pověření zaměstnanci správce

Evidence životopisů uchazečů

Konání výběrového řízení pro vypsanou pracovní pozici

Článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR – zpracování nezbytné pro jednání o uzavření smlouvy (pracovní smlouvy / dohody konané mimo pracovní poměr)

Po dobu konání přijímacího řízení.

Dlouhodobá evidence životopisu uchazeče pro případné budoucí kontaktování zájemce s nabídkou pracovního místa

Článek 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas se zpracováním osobních údajů

Do odvolání souhlasu se zpracováním, jinak nejdéle po do 5 let.

Agenda BOZP

Plnění zákonné povinnosti podle § 105 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce a podle nařízení vlády č. 201/2010 Sb., o způsobu evidence úrazů, hlášení a zasílání záznamu o úrazu

Plnění právní povinnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Úrazy smrtelné a těžké – kat. A/10

Ostatní úrazy – kat. S/5

Dokumenty BOZP – kat. V/5

Agenda veřejných zakázek

Plnění právní povinnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR podle

dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (§ 4 odst. 1 písm. d), § 33 a násl. zákona)

Plnění právní povinnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Veřejné zakázky – kat. V 10

Spisová služba

Správa dokumentů – plnění právní povinnosti, evidence došlé a odchozí pošty, evidence, předávání, vyřizování a ukládání dokumentů v rámci spisové služby dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

Plnění právní povinnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Skartační znaky pro jednotlivé agendy, skartační řízení – A5.

Vyřizování dožádání orgánů veřejné moci

Vyřizování specifických žádostí (dožádání) ze strany orgánů veřejné moci v souladu s právními předpisy – např. dle

§ 128 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád

zákona č. 141/1961 Sb., trestní řád (§ 8 odst. 1),

zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád (§ 128),

zákona č. 500/2004 Sb., správní řád (§ 137 odst. 1, odst. 2),

zákona č. 273/2008 Sb., o Policii ČR (§ 114)

Plnění právní povinnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Dožádání – V10.

Provozování internetových stránek, zveřejňování fotografií z akcí školy, propagace a informování o činnosti

Prezentace Správce na svých internetových stránkách a v tisku, informování o kontaktech na zaměstnance Správce. Propagace slušného chování a slušných způsobů společenského chování a mezilidských vztahů v rámci školní výuky i výchovy mimoškolní.

Zveřejňování fotografií žáků, rodičů, učitelů, návštěv a u žáků dále jméno, příjmení a doprovodné

Informace nespadá podle stanoviska ÚOOÚ do problematiky ochrany osobních údajů[1]

Po dobu nezbytně nutnou vzhledem k deklarovanému účelu.

Zveřejnění základních kontaktních údajů zaměstnanců na internetových stránkách Správce pro zajištění kontaktu mezi zákonnými zástupci a pedagogy.

Zpracování nezbytné pro oprávněné zájmy správce osobních údajů – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Po dobu trvání potřeby zveřejnit kontaktní údaje, nejdéle po dobu trvání pracovního poměru zaměstnance.

Přijímací řízení (SŠ)

Zajištění organizace přijímacího řízení – plnění právních povinností podle § 60a odst. 2 a 3, § 16, 17, § 20, § 60d odst. 1, § 183 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, zákon č. 373/ 2011 Sb., o specifických zdravotních službách, vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci, § 37 odst. 2 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád,§ 1 odst. 2 vyhlášky č. 353/2016 Sb., o přijímacím řízení ke střednímu vzdělávání, vyhláška č. 27/2016 Sb., o vzdělávání žáků se speciálními vzdělávacími potřebami a žáků nadaných

Organizace přijímacího řízení – plnění právních povinností podle § 60e odst. 1 a 2, § 60g, § 183 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, §1 odst. 2, § 17 vyhlášky č. 353/2016 Sb., o přijímacím řízení ke střednímu vzdělávání a příloha k této vyhlášce

§ 60g zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, § 17 a Příloha vyhlášky č. 353/2016 Sb., o přijímacím řízení ke střednímu vzdělávání a příloha k této vyhlášce

Článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění právní povinnosti

Přijetí ke vzdělání (přihláška) - 10 let

Žádost o přijetí / přestup – 10 let

Ostatní spisy správního řízení – kat. S/10

Přijetí ke vzdělání (rozhodnutí) – 10 let

Zápisový lístek – 10 let

Přijímací řízení (MŠ)

Zajištění organizace přijímacího řízení podle § 34, § 34a, § 34b zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon

Článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění právní povinnosti

Lhůta pro výmaz je určena spisovým a skartačním plánem – S5

Přijímací řízení (ZŠ)

Zajištění organizace přijímacího řízení podle § 34, § 34a, § 34b zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon

Článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění právní povinnosti

hůta pro výmaz je určena spisovým a skartačním plánem – S10

Vedení evidence studentů (školní matrika SŠ, ZŠ a MŠ)

Plnění právních povinností, vyplývajících ze školského zákona – vedení evidence žáků (školní matrika) podle § 28 odst. 1 písm. b) zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon

Článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění právní povinnosti

50 let v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb.

Vedení záznamů o poskytovaném vzdělávání

Plnění právních povinností vyplývajících ze školského zákona – § 28 odst. 1 písm. f) zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon

Zajištění vnitřní organizace v souladu s vnitřními organizačními předpisy správce dle § 30 odst. 1 písm. a) a b) zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon

Plnění právních povinností vyplývajících ze školského zákona – § 16, § 28 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, § 14 odst. 1 a § 15 odst. 2 vyhlášky č. 27/2016 Sb., o vzdělávání žáků se speciálními vzdělávacími potřebami a žáků nadaných

Článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění právní povinnosti

Třídní knihy – 10 let, avšak jde o archiválii podle bodu 16 přílohy č. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, kterou je nezbytné vždy předložit pro posouzení k výběru za trvalé archiválie, Kniha návštěv – 5 let, Dokument ŠPZ – po dobu uchování ve školní matrice

Zajištění odborné praxe

Zajištění organizace středního vzdělávání a plnění právních povinností podle § 65 odst. 2 a 3 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, § 12 a § 13 vyhlášky č. 13/2005 Sb., o středním vzdělávání a vzdělávání v konzervatoři, § 391 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce

Plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Nezbytné zpracování pro plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)

Smlouva o zajištění odborné praxe – 10 let

Ostatní pedagogicko-správní činnost (organizace vzdělávání, poskytování informací o vzdělávání, vydávání potvrzení, vyřizování žádostí apod.)

Zajištění organizace vzdělávání a plnění právních povinností podle § 50, odst. 2 a § 164 odst. 1 školského zákona a zákon č. 373/2011 Sb.,

vyhláška č. 98/2012 Sb. příloha č. 1 část 9,

§ 17, 18 a § 164 školského zákona

Plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Potvrzení o době studia – S3

Protokol o komisionálních zkouškách – 5 let

Záznam o předání informací o vzdělávání – 1 rok

Orientační testování na přítomnost omamných a psychotropních látek – 5 let

Seznámení se školním řádem a ŠVP – 5 let

Evidence stížností žáků, zákonných zástupců, zaměstnanců – V/5

Auto evaluace – kat. V/5

Záznamy z kontrol a inspekcí České školní inspekce, Úřadu práce, finančního úřadu aj. – kat. V/5.

Zápisy z porad – kat. V/5,

Posudek zdravotní způsobilosti pro účely pořádání ozdravného pobytu, zajištění výuky plavání, uvolnění žáka z TV 5 let

Výroční zprávy – 10 let

Školní řád – A5

Rozvrh hodin – S1

Ukončení vzdělávání

Zajištění řádného ukončení vzdělávání, organizace vzdělávání a plnění právních povinností podle § 28 školského zákona, § 1 odst. 2 a příloha č. 4 vyhlášky č. 3/2015 Sb., § 81 odst. 1 ŠZ, § 4 a příloha č. 1 vyhlášky č. 177/2009 Sb.,§ 113 odst. 2 ŠZ a § 48 odst. 2 a Příloha č. 1a vyhlášky č. 177/2009 Sb., § 16 odst. 2 písm. c) a § 81 odst. 11 ŠZ a § 20 odst. 2 a 3 a Příloha č. 3a vyhlášky č. 177/2009 Sb., § 29 a § 29a a Příloha č. 4 vyhlášky č. 177/2009 Sb., § 31 vyhlášky č. 177/2009 Sb., § 48 odst. 7 a § 49 odst. 7 a Příloha č. 5 vyhlášky č. 177/2009 Sb., § 82 odst. 1 písm. b) ŠZ a § 90 odst. 2 a § 102 odst. 9 ŠZ, příloha č. 7 vyhlášky č. 177/2009 Sb.

Plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Protokol o výsledcích zkoušek – 50 let

Osvědčení o jednotlivé zkoušce – 50 let

Vysvědčení o závěrečné zkoušce – 50 let

Vysvědčení o MZ – 50 let

Vysvědčení o závěrečné zkoušce a výuční list – 50 let

Přihláška k MZ a přihláška k jednotlivé zkoušce, která odpovídá zkoušce společné části MZ – 45 let (vyhláška č. 177/2009 Sb.)

Žádost o přezkoumání výsledku a průběhu závěrečné zkoušky, maturitní zkoušky vyjma zkoušky konané formou DT, zkoušky, která byla součástí absolutoria nebo absolutoria v konzervatoři – 3 roky

Žádost o vydání duplikátu závěrečného, maturitního vysvědčení, vysvědčení o absolutoriu – 10 let

Kamerové systémy

Zajištění bezpečnosti a ochrana zdraví. Ochrana majetku Správce.

Zpracování nezbytné pro oprávněné zájmy správce osobních údajů – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

3 dny

Agenda účetnictví, tvorba a evidence smluv a smluvních dodavatelů

Komunikace se smluvními partnery, kontrola plnění a dodržování smluvních závazků, plnění zákonných povinností – např. archivace účetních dokladů dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (§ 9 odst. 1, § 11, § 12, § 13, § 31), uchování smluv pro kontrolu hospodaření ze strany orgánů veřejné moci

Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR zpracování nezbytné pro plnění smluvní povinnosti

Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR plnění právní povinnosti

Knihy došlých a vydaných faktur – S10

Přijaté faktury – S5

Pokladní kniha, peněžní deník – S10

Příjmové a výdajové pokladní doklady S5

Výpis z bankovních účtů S5

Účetní evidence skladu materiálu, příjemky, výdejky S5

Účetní knihy – hlavní, účetní doklady, účetní výkazy S10